Software und Tools: Selbsterstellen oder Fremdbeziehen?

Software ist heutzutage aus einem modernen Betrieb nicht wegzudenken. Dabei stellen diverse Tools und größere Softwaremodule eine erhebliche Arbeitserleichterung dar. Jedoch stellt sich die Frage, wie man die Software bezieht. Denn neben dem eigentlichen Nutzen sind damit Kosten, Risiken aber auch potentielle Chancen verbunden.

Die Frage danach, ob ein Produkt selber erstellt werden soll, oder fremdbezogen wird, ist nicht nur in der Softwareentwicklung ein klassisches Thema sondern beispielsweise auch in der Fertigung. Im Grunde gibt es eine einfach Antwort darauf: Aufwände gegenüberstellen und die günstigere Alternative wählen. Aber was genau sind diese  Aufwände?

Voraussetzungen im Unternehmen

Um ein Softwareprodukt inhouse zu entwickeln, müssen als erstes die eigenen Voraussetzungen und Ressourcen geklärt werden. Dazu zählen unter anderem die folgenden Themen:

  • Know-How: Ohne interne Entwicklungskompetenz scheidet die Möglichkeit für eine Eigenentwicklung aus. Somit stellt das Know-How das kausale K.O-Kriterium dar.
  • Verfügbarkeit: Ebenfalls sehr naheliegend ist die Verfügbarkeit von Ressourcen, dazu zählen zum einen die Human-Resources aber zum anderen auch die Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien beispielsweise in Form von Datenbanken und Programmiersprachen (und die damit verbunden Lizenzen)
  • Projektmanager: Bei größeren Projekten bedarf es einer genauen Planung und Anforderungsanalyse. Dazu sollten ebenfalls die entsprechenden Kompetenzen in Form von Projektmanagern vorhanden sein.
  • Budget: Weiterhin ist ein angemessenes Budget beziehungsweise Finanzpolster essentiell. Hier sollte ein besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass Entwicklungszeiten gewöhnlich nach oben korrigiert werden müssen. Das heißt, dass die Verlängerung finanziert und idealerweise vom Projektmanager präventiv eingeplant werden muss.
Anforderung vs. Kommunikation

Anforderung vs. Kommunikation

Eigenfertigung versus Fremdbezug

Wie bereits einleitend erwähnt bürgen die beiden Beschaffungswege neben dem eigentlichen Mehrwert der Software auch Kosten, Risiken und erhebliche Chancen. Diese lohnt es sich, zu diskutieren.

Kosten

Im letzten Absatz wurde schon dargestellt, dass die Kosten bei einer Eigenentwicklung variabel sein können. Diese können beispielsweise bei Fehlplanung und unerwarteten Problemen expandieren. Bei der Fremdbeschaffung geht man zumeist einen fixen Vertrag ein, dieser legt einen Rahmen für die Kosten fest. Kosten für laufende Wartungsverträge bleiben ebenfalls planbar.

Zusätzlich muss man erwähnen, dass bei beiden Varianten eine explizite und sehr genaue Anforderungsanalyse gemacht werden sollte. Denn ein klassisches Problem bei der Softwareentwicklung besteht darin, dass der Kundenanforderungen nicht richtig verstanden werden. Dies kann zu Nachbesserung führen, welche auch immer mit erheblichen Kosten verbunden sind.

Zuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit einer Software steigt mit dem Umfang der angesetzten Tests. Aber auch die implementierte Software und deren Nutzung beispielsweise durch Kunden tragen dazu bei. Denn jeder Benutzer ist ebenfalls ein Tester, welcher Fehler zurück meldet. Diese Tatsache spricht für eine Standardsoftware, die durch mehrmalige Implementierung an Zuverlässigkeit wachsen konnte.

Einbindung der Mitarbeiter

Ebenfalls ein Klassiker ist die Skepsis, der Wiederstand und die Ablehnung des eingeführten Produkts von Seiten der Mitarbeiter. Hier liegt eine enorme Chance in der Eigenentwicklung. So können Prozesse in der Software so gestaltet werden, dass sie sich möglichst genau an den bereits bekannten und herkömmlichen Prozessen des Unternehmens orientieren. Das steigert die intuitive Nutzung der Software und somit die Akzeptanz.

Weiter können die späteren Benutzer direkt mit eingebunden werden, in dem man Teillösungen präsentiert und direktes Feedback zulässt. So können die Nutzer Schritt für Schritt an das Tool herangeführt werden. Ebenfalls kann beispielsweise die betriebsinterne Terminologie verwendet werden, dies erleichtert den Nutzern ebenfalls den Zugang zur Software.

Nebenbei steigern diese Maßnahmen nicht nur die Akzeptanz und den Bereitschaftswillen der Mitarbeiter spart auch Opportunitätskosten in Form von Schulungen und Arbeitsverzögerungen durch mangelnder intuitive Bedienung.

Abhängigkeit

Entscheidet man sich für den Kauf einer Software, so geht man ebenso eine Abhängigkeit mit dem Anbieter ein. So enthält die  eingeführte Software viele mühsam zusammen getragene Daten, die speziell auf das System angepasst sind. Möchte man nun das System ersetzen, stellt sich die Frage in wie weit die bisherigen Daten brauchbar für das neue System sind. Oder ist  es sogar einfacher bei dem bisherigen Anbieter zubleiben und weitere Updates zukaufen.

Auf der anderen Seite steht der Pflegeaufwand für eine eigene Software. Hat man beispielsweise Schnittstellen zu externen Datenquellen, müssen diese gepflegt werden. Ändert sich das Schnittstellenformat der Quelle, muss auch die eigene Software geändert werden. Bei einem angekauften System wäre dies zumeist mit einem einfachen Update erledigt.

Eigene Erfahrungen mit Inhouse-Entwicklungen

Natürlich sind auch wir auf Tools angewiesen, welche unsere Arbeit vereinfachen und optimieren. Dabei stoßen wir aber auch an Grenzen. Wünschenswert wäre ein Tool, das alles kann. In der Realität müssen wir den „Best-of-Breed“ Ansatz verfolgen. Das heißt, wir haben ein bunt gemischtes Portfolio aus vielen Einzeltools, welche uns die gewünschten Ergebnisse liefern.

Aus dem Wunsch, eine komfortable Lösung – welche mehrere Tools vereint – zu besitzen, sind zwei aktuelle Eigenentwicklungen entstanden.

Linkbuilding Dokumentation

Zum einen die Linkbuilding-Dokumentation. Eine Software die es schafft, viele Bereiche der bisherigen Dokumentation zu automatisieren bzw. zu unterstützen. Bei der Entwicklung wurde sehr genau darauf geachtet, dass die bisherigen Prozesse möglichst nahe wiedergegeben werden. Ebenso wurden spezielle und allgemeine Wünsche zur Verbesserung eingepflegt. Dies hatte den Effekt einer hohen Akzeptanz der Software.

Eine Herausforderung stellt dabei die Pflege von externen Schnittstellen dar. So wurde in die Dokumentation eine App integriert, welche die Verwaltung  von Inhalten unserer Profile in sozialen Netzwerken einfacher gestaltet. Dabei werden alle erzeugten Inhalte automatisch Dokumentiert. Das heißt aber auch, dass wir die Schnittstellen zu den sozialen Medien immer aktuell halten müssen.

So hat beispielsweise im letzten Jahr der Twitter-Dienst seine API (Schnittstelle) überarbeitet. Dies erforderte einen schnellen Handlungsbedarf, denn auch unser Programm musste angepasst werden. Während der Umstellung hatte niemand Zugriff auf das Twitter-Modul. Somit mussten auch wir uns direkt mit der beschriebenen „Abhängigkeitsproblematik“ auseinandersetzen.

Keyword-Datenbank

Im zweiten Zug ist eine Datenbank speziell für Keywords entstanden. Diese arbeitet eng mit der Linkbuilding Dokumentation zusammen, aber auch sehr eng mit Google und der damit verbundenen API. Wir gehen also zwangsläufig die Abhängigkeit mit Google (bzw. mit der Schnittstelle) ein.

Auf der anderen Seite stehen die Vorteile. Beide Programme liefern ein maßgeschneidertes Reporting. Bei gewünschten Zusatzinformationen können wir sehr einfach reagieren und die Reportings anpassen. Wir haben eine genaue Übersicht über den SOLL/IST-Zustand unserer Maßnahmen und können auf die Synergien beider Tools mit den diversen Apps zurückgreifen. Dies liefert einen erheblichen Mehrwert.

Genau diese Vorteile wiegen die Aufwendungen ab und haben unsere Entscheidung zur Eigenentwicklung maßgeblich beeinflusst.

Fazit

Ein allgemein gültiges Patentrezept dafür, ob eine Software selber entwickelt oder eingekauft werden soll, gibt es nicht. Dazu müssen die individuellen Bedürfnisse analysiert und mit Pro und Kontra gegenüber gestellt werden. Dabei sollten nicht immer die Kosten im Vordergrund stehen, sondern eher der langfristige Gewinn und Nutzen der Software.

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